DESCRIPTION Du POSTE

Agent d’accueil et soutien administratif

Sous la supervision du coordonnateur, l’agent d’accueil et soutien administratif accomplit différentes tâches administratives, tout en assurant un soutien informatique. Il accueille le client et veille à bien comprendre ses besoins dans le but de déterminer l’accompagnement requis. Par la suite, il est en mesure de lui offrir un service ponctuel ou de le référer au service approprié, à l’interne ou à l’externe. En plus, il doit effectuer la correction de l’ensemble des documents du CJE en plus d’offrir un support occasionnel à la direction.

 

  • Principales responsabilités

Acceuillir, Évaluer et référer

  • Accueillir les clients, présenter les différents services du CJE, déterminer le but de leur visite et évaluer leurs besoins.
  • Répondre au téléphone, acheminer les appels et assurer le suivi des messages aux personnes concernées.
  • Référer les clients aux ressources appropriées, à l’interne ou à l’externe.

Supporter, informer et corriger

  • Offrir un support relié à l’utilisation des outils de base en matière de recherche d’emploi.
  • Remettre et expliquer des documents relatifs à la recherche d’emploi.
  • Assister les clients dans l’inscription d’une candidature en ligne et les initier à la recherche en ligne.
  • Fournir un support informatique à ses collègues, au besoin.
  • Fournir un support à l’accueil selon les besoins individuels (CV, lettre de présentation, photocopies, etc.).
  • Effectuer la correction finale et la mise en page de tous les documents du CJE.

Suivi administratif et technique

  • Effectuer le secrétariat de la direction, à l’occasion (correspondance, documents, etc.).
  • Tenir un système de classement de dossiers.
  • Mettre à jour l’information disponible dans l’aire d’accueil (babillards et documentation).
  • Effectuer l’inventaire et les commandes d’articles de bureau.
  • Produire des rapports, des comptes rendus et autres documents.
  • Maintenir à jour ses connaissances grammaticales.
  • Effectuer les ouvertures de dossier des clients en s’assurant de leur conformité et assurer la tenue régulière, pour des fins de suivis et de statistiques, en fonction de la reddition de compte.
  • Faire la rédaction des notes évolutives d’intervention.
  • Compléter les rapports de résultats à partir des outils mis en place par le CJE, Services Québec et le Réseau des carrefours jeunesse-emploi du Québec.

Autre

  • Effectuer tout autre mandat confié par la direction en lien avec ses compétences et ses habiletés.

Critères de SÉLECTION

  • Formation scolaire

    Formation en technique de bureautique

  • Expérience significative en service à la clientèle

  • Autres connaissances ou perfectionnement

    Connaissance de la dynamique du marché du travail local et des perspectives d’emploi.
    Bonne connaissance des organismes de référence du milieu. Réussite des tests de français du CJE.
    Maîtrise de la suite Office et d’Internet.
    Maîtrise des logiciels Illustrator et Publisher.

  • Langue parlée et écrite

    Excellente maîtrise du français parlé et écrit

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